Ein erfolgreiches Klassentreffen zu organisieren, ist eine Kunst für sich, von der frühzeitigen Planung bis zur Nachbereitung.
Hier finden Sie alles, was sie dazu brauchen.

Der Schlüssel zu einem gelungenen Klassentreffen liegt unter anderem in einer frühzeitigen Planung.
Damit möglichst viele Ehemalige kommen können, sollte der Termin mindestens ein halbes Jahr im Voraus geplant werden.
Erstellt zunächst eine Liste aller ehemaligen Mitschülerinnen und Mitschüler = die "Plan-Teilnehmer" und versucht, möglichst alle Kontaktdaten zu sammeln.
Auch ist das Erstellen einer "Social-Media-Community" = digitalen Gruppe auf einer Social-Media-Plattform z. B. einer WhatsApp Gruppe ist sehr sinnvoll, denn sie ermöglicht eine schnelle Kommunikation und Abstimmung zwischen den Plan-Teilnehmern.
Eine Online-Umfrage von Doodle oder Google mit einer Auswahl möglicher Terminvorschläge zur Plan-Veranstaltung kann helfen, den passenden Veranstaltungstermin zu finden – so erhaltet ihr eine klare Vorstellung davon, wann die meisten teilnehmen können.

Das perfekte Datum für ein Klassentreffen gibt es sicherlich nicht, doch gilt es einige Tendenzen zu beachten:
Den Sommer über sind viele Menschen im Urlaub. Auch wenn es schön wäre eine Grillfeier abzuhalten oder gemeinsam auf einer von sommerlichen Bergweiden umsäumten Hütten zu feiern, scheidet diese Jahreszeit zumeist aus. Ähnlich verhält es sich auch mit dem Winter: Die Straßen sind eisig und die Familienmitglieder wenig begeistert, meldet sich Mama oder Papa zu einem Klassentreffen kurz vor Heiligabend an. Darum fungieren Herbst und Frühling als ideale Monate für ein Klassentreffen. Gerade Mai und September stehen bei vielen hoch im Kurs – mildes Wetter und wenig andere Verpflichtungen geben ihnen Recht.

Den Zeitpunkt festlegen:
Derartige Events sollten immer am Wochenende organisiert werden, vor allem samstags. Den Freitag können dann viele Teilnehmer zur Anreise nutzen, den Sonntag zur Abreise. Das Organisations-Komitee sollte den Termin wenn möglich nicht einfach festlegen. Mit Umfragen über Doodle, Facebook oder WhatsApp kann der beste Termin für den Großteil der Teilnehmer ausgesucht werden.

Liegt die Schulzeit lange zurück, ist ein persönliches Wiedersehen besonders wertvoll. Wählt deshalb einen Ort, der genügend Raum für Gespräche und Aktivitäten bietet.
Am besten sollte ein Klassentreffen an einem zentralen Ort stattfinden, der gut erreichbar ist. 
Beliebte Optionen sind Restaurants, Cafés, Vereinsheime, Gemeindesäle oder gemietete Räume, ev. sogar die alte Schule, die Platz für alle Gäste bieten.
Geeignet sind vor allem Locations, an denen die Klasse als Gruppe ungestört ist (etwa ein separater Raum im Restaurant, Berghütte, Jugendherberge).

Damit das Klassentreffen für alle Beteiligten ein voller Erfolg wird, muss die Location stimmen. Das erwählte Restaurant sollte einen abgeteilten Raum zur Verfügung stellen können, in dem genügend Platz für alle Klassenkameraden ist. Wer inmitten einer belebten Gaststätte versucht ein Ehemaligen-Treffen abzuhalten, kommt mitunter aufgrund der immensen Lautstärke nicht zum Reden. Außerdem hilft eine intime, private Atmosphäre dabei sogar mit Klassenkameraden ins Plaudern zu geraten, mit denen man den Kontakt verloren hat oder die unter Umständen seit dem letzten Schultag nicht mehr gesehen wurden. Außerdem vereitelt der ehemalige Klassensprecher mit dieser Variante der Organsiation, dass sich andere Gäste vom lauten, albernen Gelächter und fortwährenden Geplapper der Schulkameraden gestört fühlen. Schließlich soll es ja weder leise noch unlustig auf einem Klassentreffen zugehen.

Idealer Weise befindet sich der Veranstaltungsort vom Klassentreffen in dem Ort / der Stadt, wo man gemeinsam zur Schule gegangen ist.
Das Plan-Programm für das Klassentreffen könnte z. B. einen Besuch der Schule vorsehen, falls diese noch vorhanden und dies möglich ist.
Einen Einfluss auf den Veranstaltungsort hat sicher auch die Verfügbarkeit der passenden Lokalität für die Zusammenkunft.

Sobald der Zeitpunkt Eures Klassentreffens feststeht, sollte der Ort des Treffens zeitnah ausgewählt und gebucht werden.

Es ist förderlich, wenn man bei der Organisation die Tatsache berücksichtigt, dass von größerer Entfernung angereiste Mitschüler ev. auch eine Unterkunft brauchen.
Klassentreffen können oft "bis in die Nacht dauern" oder ev. auch "feucht fröhlich" werden, dann entsteht der Bedarf nach einer passenden Nächtigungsmöglichkeit.
Es fällt grundsätzlich in den Verantwortungsbereich der Teilnehmer, ob und wer wo eine Unterkunft benötigt, jedoch kann hier vom Organisationsteam schon etwas vorausgedacht werden und auf der Einladung könnten dann schon passende Unterkunftsmöglichkeiten als Zusatzinfo angeführt werden.

Die Organisation eines Klassentreffens kostet meist nicht nur einiges an Zeit in der Vorbereitung, sondern doch auch etwas Geld.
Dies hängt im Wesentlichen von der Art des Klassentreffens ab.
Da wären grundsätzlich z. B. die Kosten für:

• Gebührenpflichtige Anfragen an das Meldeamt nach den aktuellen Adressen ehemaliger Mitschüler
• Gebühren für den Versand von Einladungen an die Plan-Teilnehmer
• Kleine Geschenke z. B. an das ehemalige Lehrpersonal
• etc.

Es ist durchaus eine gute Idee, beim Treffen schon einen Hinweis auf das nächste, mögliche Plantreffen zu geben.
Hier könnten auch bereits während der laufenden Veranstaltung Ideen zum Veranstaltungsort bzw. Planprogramm des nächsten Treffens gesammelt werden.
Je älter die Teilnehmer der Veranstaltung bereits sind, desto kürzer sollten die Zeitabstände für das nächste Treffen sein.

Veranstaltet man z. B. ein Klassentreffen „40-Jahre-Maturajubiläum-5-D-HAK-1985“ braucht man nicht unbedingt auf den nächsten, runden 10-Jahres-Sprung = "50-Jahre-Maturajubiläum-5-D-HAK-1985" zu warten, sondern könnte sich, aufgrund des fortgeschrittenen Lebensalters, auch bereits z. B. nach 5 Jahren wiedertreffen.