Der Ablauf des Treffens sollte geplant werden.
Nach so vielen Jahren gibt es meist viel zu erzählen – ein lockeres Programm sorgt für Abwechslung und Unterhaltung. Plant neben Gesprächen vielleicht ein Quiz zur Schulzeit, eine Foto- oder Diashow oder ein paar Spiele, die Erinnerungen wecken. Dies bringt Spaß und schafft eine entspannte Atmosphäre.

Die Begrüßungsrunde sollte vorzugweise im Stehen bzw. auch an Stehtischen stattfinden.
Bei einem Begrüßungsdrink wie z. B. einer Runde Prosecco können z. B. die Mitglieder vom Organisations-Team oder der damalige Klassensprecher der Schulklasse die Lehrer und Kollegen persönlich empfangen.
Das ist sicher netter, als wenn die bereits angekommenen Gäste gleich Platz an einem Tisch nehmen und die nachfolgenden Gäste dann von Tisch zu Tisch wandern dürfen zur persönlichen Begrüßung (Handshake)

Machen Sie, möglichst am Beginn der Veranstaltung, nachdem alle Plan-Teilnehmer eingetroffen sind, ein Gruppenfoto mit allen Personen.
Sollte die Gruppe zu groß und damit unübersichtlich sein, teilen Sie die Gruppe einfach auf.
Die Bilder können Sie dann idealer Weise im "Bericht - was-war-los" verwenden.
Erfassen Sie auch die Namen der Personen, die in welcher Reihung am Bild zu sehen sind.

Die Gestaltung der "Sitzordnung" hängt natürlich ab von der Anzahl der Teilnehmer und der Möglichkeiten der Gestaltung vor Ort.
Idealer Weise wechseln die Gäste im Laufe der Veranstaltung gelegentlich die Sitzplätze um so, auf jeden Fall mit mehreren Teilnehmern in´s Gespräch zu kommen.
Sitzen alle Teilnehmer "Wie an einer großen Tafel" im Rittersaal, dann kann man einfach in bestimmten Zeitabständen um 3 Sessel "weiterrücken" im Uhrzeigersinn.

Wie bei allen festlichen Anlässen gehört es auch zu einem Schülertreffen, dass der ehemalige Klassensprecher ein paar Worte an die Gesellschaft richtet. Diese müssen jedoch nicht zwangsläufig steif und damit langweilig sein. Wer redegewandt ist und gerne für Unterhaltung sorgt, erzählt lustige Geschichten aus der gemeinsamen Schullaufbahn und berichtet über skurrile Gegebenheiten, an die sich so manch einer den Bauch vor Lachen haltend zurückerinnern wird. Natürlich soll bei so einer komödiantischen Darbietung niemand beleidigt oder gekränkt werden. Peinlichkeiten darf der Redner ausschließlich über sich erzählen – alle anderen finden Witze über die eigene Person erst zu einem späteren, feuchtfröhlicheren Zeitpunkt des Treffens lustig.

Falls Lehrer ebenfalls am Klassentreffen teilnehmen, wäre es sinnvoll, ihnen die Möglichkeit zu geben, eine kurze Rede zu halten. Auch ehemalige Schüler können das Treffen mit kurzen Reden bereichern. Das Programm sollte allerdings nicht zu straff sein, schließlich sollten die Teilnehmer genug Zeit haben, um sich frei miteinander zu unterhalten.