Gestalten Sie auf jeden Fall eine Einladung zur Veranstaltung, die sie im Idealfall im Format PDF an die Plan-Teilnehmer auch verteilen können.

Optionale Gestaltungsmöglichkeit:
Wenn die Veranstaltung dann stattgefunden hat, können Sie die ursprüngliche Einladung ergänzen um den "Was-war-los"- Bericht zur Veranstaltung.
Denken Sie daher bitte daran, bei der Veranstaltung ein paar geeignete Bilder zu machen, wie z. B. "ein aktuelles Gruppenfoto der Teilnehmer" um den Bericht dann dementsprechend gestalten zu können.

So entsteht dann auch ein schönes "Erinnerungs-Schriftstück" zur Veranstaltung.